Отложенная печать используется в тех случаях, когда установленный в вашей системе принтер временно недоступен - например, на мобильных компьютерах, отключенных от рабочей станции, или в случае использования сетевого принтера, подключенного к удаленному серверу локальной сети, который в данную минуту не функционирует. В случае использования отложенной печати документов Windows XP производит с отправляемыми на печать файлами все необходимые предварительные операции и формирует очередь печати, хотя сама распечатка в этот момент не производится. Данная функция бывает полезна в тех случаях, когда вы хотите выполнить всю предварительную подготовку документов к печати заранее, чтобы впоследствии уже не сталкиваться с этой задачей: ведь процедура предпечатной обработки документов большого объема отнимает не только время, но и системные ресурсы компьютера. Используйте отложенную печать в случае, если:

используемый на вашем компьютере сетевой или локальный принтер временно недоступен;
предстоит печать документов большого объема, при этом вы хотите сформировать очередь печати заранее, чтобы приступить непосредственно к распечатке в удобное для вас время;
предстоит печать документов большого объема, обработка которых займет множество системных ресурсов; при этом вы имеете возможность выделить их заранее с целью использовать позже все ресурсы системы для других задач.
Для того чтобы использовать принтер в режиме отложенной печати, проделайте предложенную ниже последовательность операций:

переместитесь в папку Принтеры и факсы (Printers and Faxes) из Панели управления или Главного меню;
щелкните правой кнопкой мыши на значке используемого вами по умолчанию принтера и установите в появившемся контекстном меню флажок Отложенная печать (Use printer offline). Если данная функция отсутствует в контекстном меню принтера, это означает, что использование отложенной печати на вашем компьютере по каким-либо причинам невозможно;
отправляйте все требуемые документы на печать в обычном режиме;
в тот момент, когда вы решите приступить к процедуре печати документов из сформированной вами очереди, вновь перейдите в папку Принтеры и факсы и сбросьте флажок Отложенная печать в контекстном меню принтера;
дождитесь окончания печати документов.
ПРИМЕЧАНИЕ
Операционная система Microsoft Windows XP «умеет» самостоятельно отслеживать доступность подключенных к компьютеру принтеров и в случае, если принтер недоступен, автоматически переключаться в режим отложенной печати. Повторная проверка принтера осуществляется через равные промежутки времени. Если Windows обнаружит, что используемый вами по умолчанию принтер вновь доступен и готов к работе, на экране появится специальное окно, предлагающее начать печать документов. Вы можете согласиться с приглашением системы к началу печати нажатием на кнопку ОК либо продолжить использовать принтер в режиме отложенной печати, для чего следует щелкнуть мышью на кнопке Отмена (Cancel).