Автоматизация Делопроизводства
Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET.
Делопроизводство - документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и переход к электронным технологиям является основой автоматизации документооборота (хотя, чаще четкую границу между автоматизацией делопроизводства и документооборота провести трудно).
Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6.30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.
Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.
Примеры автоматизации можно найти во многих программах, некоторые представляют собой большие комплексные решения и стоят больших денег, а некоторые, наоборот, являются маленькими и простыми в изучении и работе. Цена их так же невысока. Вот пример таких специализированных программ: для составления ттк и ппр. Вы вольны выбирать софт по своему вкусу и потребностям.
Статьи по теме:
ВЯЗКА ЖГУТОВИскусственный интеллект и теоретические проблемы психологииСоциальные последствия информатизацииИзменение оформления Рабочего столаПоложение за компьютером WordPad: Внедрение специальных объектов Наиболее распространенные возможности InternetПоочередное построение дочерних вершинWordPad: Создание маркированных списков Создание звукового комментария Склонность CompactPCI- продуктов к быстрому устареваниюНастройки браузера Microsoft Internet Explorer Quod licet Jovi non licet bovi CMOS (полупостоянная память)Защита регистрацииОхранно-пожарные системы фирмы Satel теперь можно контролировать по телефону или EthernetМатематические моделиЛегализация По. Цена Ошибки!Материнская платаОписание построения графической схемы терминалаГеоинформационные Системы (Гис) Как Средства Сбора И Анализа ГеоданныхОткрытие документа не связанным с ним приложением ПРЕСТУПЛЕНИЯ В СФЕРЕ КОМПЬЮТЕРНОЙ ИНФОРМАЦИИАгрегатный принцип построения ЭВМРесурсная и социокультурная концепции информационной среды как пространства социальных коммуникацийБазовые понятия WindowsВОЗМОЖНОСТИ ТЕКСТОВОГО РЕДАКТОРАСпециальные панели Internet Explorer Структура СКССпособы совершения компьютерных преступленийСистема программного обеспечения ЕС ЭВМКибернетический подходПредпосылки развития информационного общества в УкраинеЗагрузка операционной системыЧто такое сжатые дискиОбмен данными через промежуточный файл Внедрение Crm Системы Sales Expert 2 В Компании «Сибаэроинж»Интеграция Ibm Rational Clearquest И Microsoft Project - Ключ К Успешному ПланированиюСтримерыКому нужны ваши данные?..ЦИКЛ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ВИРУСОВВСТАВКА ТАБЛИЦМой Выбор Система Monitor Crm Для Автоматизации Отдела ПродажЗнакомство с элементами среды PowerPointГеометрические объекты в GEOSTARИспользование анонимного ftp по e-mailБесплатный софт для всех!Программа для обмена сообщениями между 2-мя рабочими станциями в сети NetWareПотеря информации – можно ли ее избежать?Типы квантовых компьютеровМногие споры вокруг проблемы "кибернетика и мышление" Электронная почтаРегиональные провайдеры в РоссииВиртуальная памятьОбзор возможностей WinRAR 3.70 RU Final