Интеграция IBM Rational ClearQuest и Microsoft Project - ключ к успешному планированию

Не секрет, что успех проекта зависит от эффективного планирования и оперативных сведений о состоянии проекта. На рынке сейчас много различных систем, которые позволяют выполнять планирование с оценкой загрузки ресурсов, отслеживать и оценивать ход выполнения задач. Но ни одна из существующих систем не обеспечивает весь объем требуемых возможностей. Лучший выход из этой ситуации - это выбрать две системы, которые бы обеспечивали различные и непересекающиеся возможности, и объединить их.

Почему MS Project?

Всем известно, что данный инструмент является одним из лучших в своем роде и обеспечивает все необходимые при планировании работ на исполнителей потребности:

Простой и наглядный интерфейс для выполнения планирования задач. Корпорация Microsoft во всех своих приложениях обеспечивает дружественный интерфейс для всех своих приложений. Простой метод ввода планируемых сведений и различные, конфигурируемые представления для отображения введенных данных;

Оценка загрузки ресурсов. Планирование задач с использованием информации о загрузке исполнителей, вычисление критического пути при выполнении задач, выравнивание задач по загруженности исполнителей.

Почему ClearQuest?

IBM Rational ClearQuest запатентовал себя как удобный, гибкий и адаптируемый под любой процесс инструмент.

Необходимое количество атрибутов для описания задач. Инструмент позволяет определять любое количество низкоуровневых атрибутов при описании задач, которые могут определяться и меняться в ходе выполнения задачи, и могут быть полезны уже исполнителям, но необязательны для менеджера проекта;

Оценка текущего состояния выполнения задачи. Задачи в ClearQuest имеют свой жизненный цикл, который может быть специфическим для каждой организации. Менеджеру проекта информация о состояниях задач помогает получить реальную оценку о состоянии проекта в целом;

История выполнения задачи. После выполнения как проектов так и задач менеджер проекта должен проанализировать процесс и результат их выполнения для оценки эффективности работы исполнителей, их компетенции, для коррекции текущих работ, учета этого анализа при планировании работ в будущих проектах.

Интеграция

Интеграция - это объединение свойств двух различных систем. В нашем случае - это интеграция IBM Rational ClearQuest и Microsoft Project . Принципиальная схема изображена на рисунке ниже.

Описание схемы работы с интеграцией:

Менеджер проекта выполняет планирование в MS Project и сохраняет план;

С помощью модуля интеграции все плановые сроки переносятся в систему ClearQuest с назначением на конечных исполнителей;

Получив новые задания, исполнители начинают работу в ClearQuest изменяя состояния задач;

Все изменения фактических сроков с помощью модуля интеграции переносятся в план MS Project;

На основе полученных данных из системы ClearQuest , менеджер проекта выполняет коррекцию плана, если это необходимо.

Рисунок 1. Принципиальная схема интеграции систем Microsoft и IBM Rational

Возможности интеграции

Интеграция позволяет объединить две различные системы IBM Rational ClearQuest и Microsoft Project и использовать как единое целое и при этом каждая роль в процессе использует свой инструмент:

Менеджер проекта - планирует и отслеживает ход выполнения задач непосредственно из MS Project;

Исполнитель - получает задачи и выполняет их, отчитывается о выполнении задач только в системе ClearQuest.

Интеграция предоставляет следующие улучшения при планировании задач на исполнителей:

Планирование «наперед». Интеграция позволяет выполнять планирование задач на исполнителей в MS Project и не регистрировать их в системе ClearQuest . В любой момент интеграция позволяет зарегистрировать необходимое количество задач в системе ClearQuest ;

Перепланирование. Часто при выполнении проектов встречается ситуация, когда необходимо сместить плановые сроки на определенный промежуток времени. Неудобство системы ClearQuest в этом случае состоит в том, что необходимо вызывать форму каждой задачи на редактирование и обновлять плановые сроки. Интеграция же позволяет с помощью одной операции обновить плановые сроки у любого количества задач;

Сохранение иерархии. Модуль интеграции позволяет регистрировать задачи в системе ClearQuest с сохранением структуры иерархии, которая была создана в плане MS Project.

Импорт ресурсов. Интеграция позволяет использовать один источник исполнителей ClearQuest. Как только в системе ClearQuest регистрируется новый исполнитель, он автоматически появляется в плане MS Project;

Использование дополнительных полей. Интеграция позволяет отображать любое количество дополнительных полей задач ClearQuest , которые необходимо видеть или конфигурировать при планировании задач в плане MS Project;

Доступ к формам ClearQuest из MS Project. Модуль интеграции позволяет открывать формы задач ClearQuest непосредственно из плана MS Project. Это дает возможность менеджеру проекта при необходимости увидеть всю информацию о задаче (атрибуты задачи, отчеты о выполнении) или выполнить изменения в задаче напрямую в системе ClearQuest из MS Project;

Импорт задач в план MS Project. Модуль интеграции в любой момент позволяет «восстановить» сохраненный в ClearQuest пул задач в план MS Project путем операции импорта.

Преимущества

Интеграция при ее использовании дает ряд преимуществ в процессе планирования задач и отслеживания выполнения поставленных заданий:

Экономия времени при планировании задач. Используя MS Project как инструмент планирования, менеджер проекта может формировать необходимое количество задач и сохранять в ClearQuest, не задумываясь при этом о необходимости заполнения ввода всех данных в ClearQuest , т.к. модуль интеграции это делает за него;

Экономия времени при перепланировании задач. При использовании интеграции не нужно заходить в ClearQuest и менять плановые сроки для каждой задачи в отдельности. Интеграция позволяет в автоматическом режиме из MS Project выполнить смещение плановых сроков и сохранить их в ClearQuest ;

Использование одного инструмента для менеджера проекта. Менеджер проекта для планирования и оценки процесса выполнения задач использует только MS Project, которые позволяет ему в любой момент получить всю необходимую информацию из ClearQuest.

Основные функции интеграции

Интеграция реализована в виде модуля расширения для MS Project Professional и для её использования достаточно запустить MS Project после инсталляции модуля интеграции. После запуска в приложении появляется пункт меню «Интеграция ClearQuest» (см. Рисунок 2), которое содержит доступ ко всем функциям модуля интеграции.Можно выделить три основных функции в интеграции:

Рисунок 2. Интеграция с MS Project

Импорт - процесс формирования новых задач в плане MS Project из сущностей ClearQuest на основе запроса, который определяется пользователем. Импортировать также можно не все задачи, а только те, которые менеджер проекта посчитает необходимыми (см.Рисунок 3);

Рисунок 3. Выбор задач для импорта

Обновление - при этой операции все атрибуты задачи (наименование, исполнитель и т.д.) для каждой задачи в плане устанавливаются соответственно атрибутам её запроса ClearQuest. В этом процессе обрабатываются только задачи с заполненными служебными поля (см. Рисунок 4), которые формируются автоматически модулем интеграции и содержат идентификатор записи ClearQuest, её состояние и принадлежность задачи к системе управления изменениями;

Рисунок 4. Сохранение задачи в календарном плане

<!--[if !supportLists]--> <!--[endif]-->Сохранение – в процессе сохранения (см. Рисунок 5) все задачи сохраняются в систему ClearQuest :

<!--[if !supportLists]-->o <!--[endif]-->Если задача существует, то все атрибуты записи ClearQuest устанавливаются равными значениям её задачи в плане. Однако может быть ситуация, в которой какое-либо поле не доступно для редактирования в текущем состоянии, - в этом случае значение этого поля задачи в плане устанавливается равным значению записи ClearQuest ;

<!--[if !supportLists]-->o <!--[endif]-->Если задача не существует, то создается новая запись в системе управления изменениями.

Рисунок 5. Процесс сохранения задач

Модуль интеграции также позволяет просматривать записи ClearQuest, которые были импортированы или сохранены в плане MS Project. Открыть сущность можно, выбрав пункт меню «Открыть форму CQ» и при этом активная ячейка в плане должна находиться на интересующей задаче. Форма просмотра записи ClearQuest позволяет также редактировать открытую сущность или изменять её состояние.

Рисунок 6. Просмотр задачи ClearQuest из MS Project

Заключение

В большом изобилии систем и методологий зачастую трудно найти что-то одно, что позволило бы эффективно выполнять планирование и получать обратную связь с поставленными задачами. С использование интеграции двух систем IBM Rational ClearQuest и Microsoft Project менеджер проекта получает один инструмент, который обеспечивает все необходимое для эффективного планировании и отслеживании выполнения задач. Используя модуль интеграции, менеджер проекта экономит время при выполнении планирования задач, т.к. ему уже не нужно выполнять планирование в одной системе и переносить плановые сроки на исполнителей в другую систему. Используя отслеживание фактических сроков и состояний задач, менеджер проекта может оперативно вносить изменения в задачи для уменьшения рисков при выполнении проекта в целом.